اضغط هنا لمشاهدة الهيكل التنظيمي
اختصاصات الإدارة:
تختص الإدارة بإجراءات التوثيقات الشرعية طبقاً للأوضاع الآتية:
1- يختص القاضي بتوثيق المحررات الآتية:
- إشهادات الوقف والعدول عنه والتغيير في مصارفه.
- الإعلامات الرسمية بالوصايا والعدول عنها.
- تحقيق الوفاة والوراثة.
- إصدار كشف ذري.
- عقود الزواج التي يكون القاضي بها ولي من لا ولي له.
- إثبات عقود الزواج بموجب شهادة ميلاد أكبر الأبناء.
- توثيق التعديلات والإضافات على المحررات المبينة بالبنود السابقة، وذلك بناء على طلب ذوي الشأن وطبقاً للقانون.
2- يختص المأذونين المفوضين بتوثيق عقود الزواج والمصادقة عليها.
3- يختص الموثقين بتوثيق المحررات الآتية :
- تقسيم التركات.
- إشهادات الطلاق والخلع والرجعة وما في حكم ذلك.
- إثبات عقود الزواج الصادرة بشأنها أحكام أو وثائق صادرة في الخارج مستوفاة للشروط طبقاً للقانون.
- توثيق التعديلات على المحررات المبينة بالبنود السابقة ، وذلك بناء على طلب ذوي الشأن وطبقاً للقانون.
- إشهار الإسلام.
- إعلام الزواج من الخارج.
- شهادات الخلو من الزوجية.
- الإشهادات الأخرى التي تختص بها الإدارة وفقاً لأحكام القوانين واللوائح.
- توثيق التعديلات والإضافات على المحررات المبينة بالبنود السابقة وذلك بناء على طلب ذوي الشأن وطبقاً للقانون.
يتكون الهيكل التنظيمي لإدارة التوثيقات الشرعية من الآتي:
أولاً: مراقبة محررات التوثيق الجعفري، وتتكون من الأقسام الآتية:
1) قسم الزواج والطلاق، ويتكون من الشعب الآتية:
أ- شعبة الزواج والمصادقات الزوجية، وتختص بالآتي:
- تحرير عقود الزواج والمصادقات الزوجية وما في حكم ذلك.
ب- شعبة الطلاق، وتختص بالآتي:
- تحرير إشهادات الطلاق والخلع والرجعة وما في حكم ذلك.
2- قسم المواريث، ويتكون من الشعب الآتية:
أ- شعبة حصر الوراثة والكشف الذري، وتختص بالآتي :
- استخراج شهادات حصر الوراثة للمتوفين.
- استخراج كشف لذرية الواقفين.
ب- شعبة القسام الشرعي، وتختص بالآتي:
- إصدار محررات القسام الشرعي وتوزيع الأنصبة على الورثة الشرعيين.
3- قسم الوصايا والأوقاف والإعلامات الرسمية، ويتكون من الشعب الآتية:
أ- شعبة الوصايا والأوقاف، وتختص بالآتي:
- تحرير إشهادات الوصايا والأوقاف والعدول عنهما.
ب- شعبة الإعلامات الرسمية، وتختص بالآتي:
- تحرير إشهادات الخلو من الزوجية واستمرارية الزواج.
- الشهادات الأخرى التي تختص بها الإدارة وفقاً لأحكام القوانين واللوائح.
ثانياً : مراقبة محررات الزواج والطلاق، وتتكون من الأقسام الآتية:
1- قسم الزواج والمصادقات الزوجية، ويتكون من الشعب الآتية:
أ- شعبة عقود الزواج، وتختص بالآتي:
- تحرير عقود الزواج داخل الإدارة.
ب- شعبة المصادقات الزوجية، وتختص بالآتي :
- تحرير المصادقات الزوجية بموجب حكم محكمة أو بموجب عقود الزواج الصادرة من الخارج ومصدقة من الجهات الرسمية.
2- قسم الطلاق، ويتكون من الشعب الآتية:
أ- شعبة الطلاق والمخالعة، وتختص بالآتي:
- تحرير إشهادات الطلاق والخلع وما في حكم ذلك.
ب- شعبة إثبات الطلاق والمخالعة، وتختص بالآتي:
- تحرير شهادات إثبات الطلاق والمخالعة بموجب حكم محكمة أو بحضور الطرفين وشهادة الشهود.
ج- شعبة المراجعة الزوجية ، وتختص بالآتي:
- تحرير إشهادات الرجعة وإثبات المراجعة بحضور الطرفين أو بموجب حكم محكمة.
3- قسم المأذونين ، ويتكون من الشعب الآتية:
أ- شعبة لجنة المأذونين وتختص بالآتي:
- تلقي طلبات المأذونين وعرضها على لجنة المأذونين.
- حفظ ملفات المأذونين.
- متابعة كل ما يتعلق بأمورهم وأعمالهم طبقاً لأحكام القوانين ولائحة المأذونين.
ب- شعبة الوارد والصادر، وتختص بالآتي:
- مراجعة الدفاتر الخاصة بهم وتسجيلها في السجلات المعدة لذلك.
- تسليم واستلام دفاتر عقود الزواج من وإلى المأذونين.
ج- شعبة تصديق العقود وتختص بالآتي:
- التصديق على العقود المحررة بمعرفة المأذونين.
- اعتماد تواقيع المأذونين والمصادقة عليها.
ثالثاً : مراقبة الإعلامات الرسمية، وتتكون من الأقسام الآتية:
- قسم الوصايا والأوقاف، ويتكون من الشعب الآتية:
أ- شعبة الوصايا، وتختص بالآتي:
- تحرير إشهادات الوصايا والعدول عنها.
ب- شعبة الأوقاف، وتختص بالآتي:
- تحرير إشهادات الأوقاف والعدول عنها.
2- قسم المواريث، ويتكون من الشعب الآتية:
أ- شعبة حصر الوراثة والكشف الذري، وتختص بالآتي:
- تحرير إشهادات تحقيق الوفاة والوراثة وإصدار الكشف الذري.
ب- شعبة القسام الشرعي، وتختص بالآتي:
- إصدار محررات القسام الشرعي وتوزيع الأنصبة على الورثة الشرعيين.
3- قسم الإعلامات، ويتكون من الشعب الآتية:
أ- شعبة إشهار الإسلام،ويختص بالآتي:
- تحرير وإصدار إشهاد إشهار الإسلام.
ب- شعبة الإعلامات المتنوعة، وتختص بالآتي:
- تحرير شهادات إعلام الزواج من الخارج.
- تحرير شهادات الخلو من الزوجية أو استمرارية الزواج.
- تحرير الإشهادات الأخرى التي تختص بها الإدارة وفقاً لأحكام القوانين واللوائح.
رابعاً : يتكون كل مكتب من مكاتب التوثيق الخمسة وهي (مكتب توثيق الجهراء – مكتب توثيق حولي – مكتب توثيق الفروانية – مكتب توثيق الأحمدي – مكتب توثيق مبارك الكبير) من الشعب الآتية: - شعبة السكرتارية، وتتبع رئيس المكتب مباشرة وتختص بالآتي:
- حفظ سجلات المكتب ووثائقه وتسليم الصور الرسمية منها لذوي الشأن.
- تلقي الطلبات المتعلقة بالشئون الوظيفية للعاملين بالمكتب وإنجازها وذلك بالتنسيق مع قسم السكرتارية التابع للمركز الرئيسي لإدارة التوثيقات الشرعية.
ج- مسك سجلات الصادر والوارد.
د- القيام بأعمال الطباعة التي تحال إليها.
2- شعبة توثيق المحررات الشرعية الجعفرية، وتختص بالآتي:
أ- تحرير عقود الزواج وإشهادات الطلاق والخلع والرجعة وما في حكمها.
ب- تحقيق الوفاة وتقسيم التركات وإصدار الكشف الذري.
ج- إصدار شهادات الخلو من الزوجية والشهادات الأخرى المتنوعة.
3- شعبة المحررات الخاصة بالزواج والطلاق، وتختص بالآتي:
أ- تحرير عقود الزواج داخل المكتب والتصديق على العقود المحررة بمعرفة المأذونين.
ب- تحرير المصادقات الزوجية بموجب حكم محكمة أو بموجب عقود الزواج الصادرة من الخارج و ومصدقة من الجهات الرسمية.
ج- تحرير إشهادات الطلاق والخلع وما في حكمها.
د- تحرير شهادات إثبات الطلاق والمصادقة والمخالعة بموجب حكم المحكمة أو بحضور الطرفين وشهادة الشهود.
هـ- تحرير إشهادات الرجعة وإثبات المراجعة بحضور الطرفين أو بموجب حكم محكمة.
4- شعبة المواريث، وتختص بالآتي :
- تحرير إشهادات تحقيق الوفاة والوراثة وتقسيم التركات وإصدار الكشف الذري.
5- شعبة الإعلامات الرسمية، وتختص بالآتي :
- تحرير شهادات الخلو من الزوجية واستمرارية الزواج.
- تحرير الشهادات الأخرى التي تختص بها الإدارة وفقاً لأحكام القوانين واللوائح.
خامساً: قسم الشئون القانونية، ويتبع مدير الإدارة مباشرة، ويختص بالآتي:
- توفير المعلومات التي تطلب من إدارة التوثيقات الشرعية بالنسبة للقضايا التي ترفع ضد وزارة العدل وتتعلق بأعمال الإدارة.
- متابعة تنفيذ الأحكام الواجبة النفاذ الصادرة في وسائل الزواج والطلاق والمواريث التي ترد إلى الإدارة بعد التحقق من استيفائها لجميع الشروط القانونية الواجبة لتنفيذها.
- التعاون مع أقسام الإدارة وتزويدها بالرأي القانوني الذي يساعدها على أداء مهمتها.
- إبداء الرأي القانوني فيما يعرض عليه من أمور أخرى.
سادساً : قسم المحفوظات، ويتبع مدير الإدارة مباشرة، ويختص بالآتي:
- استلام السجلات والوثائق والفهارس الخاصة بأقسام الإدارة والمكاتب الفرعية بالمحافظات والقيام بحفظها وترتيبها.
- استخراج ما تطلبه الجهات الرسمية أو الأفراد من صور طبق الأصل، مع مراعاة حكم المادة (14) من هذا القرار، ويثبت بالسجل الخاص تاريخ تسليم صورة المحرر إلى صاحبه والتوقيع منه بالاستلام.
سابعاً : قسم السكرتارية، ويتبع مدير الإدارة مباشرة، ويتكون من الشعب الآتية:
1- شعبة شئون الموظفين، وتختص بالآتي:
- تلقي طلبات العاملين بالإدارة والمتعلقة بالشئون الوظيفية وإنجازها.
2- شعبة الصادر والوارد والطباعة، وتختص بالآتي:
- القيام بجميع أعمال الصادر والوارد الخاصة بالإدارة.
- القيام بأعمال الطباعة التي تحال إليها من الأجهزة المختصة.
- يتولى مدير الإدارة الإشراف العام
على الإدارة والمكاتب الفرعية بالمحافظات وتوزيع الأعمال الإدارية والكتابية على
الموظفين.
-تندب الجمعية العمومية بالمحكمة
الكلية قاضي لتوثيق المحررات المتعلقة بالأحوال الشخصية المنصوص عليها في البند
(1) من المادة (2).
-تقدم الطلبات من ذوي الشأن إلى
مدير الإدارة أو إلى رؤساء المكاتب الفرعية في المحافظات الذي يتولى إحالتها إلى
الموظف المختص لاستيفاء البيانات والمعلومات والأوراق الخاصة بها في ذات اليوم
كلما أمكن ثم تعرض على القاضي المحررات المختص بتوثيقها لاتخاذ ما يراه بهذا
الشأن، أما المحررات التي يتم التوثيق عليها من قبل المأذونين أو الموثقين فتعرض
عليهم مباشرة لإتمام إجراءات التوثيق عليها بعد استيفاء الرسوم المقررة قبل توثيق
المحرر.
يجب أن يدون موضوع التوثيق في محرر يوقعه القاضي أو المأذون أو الموثق – حسب الأحوال – والكاتب الذي تولى تحريره وذوو الشأن والشهود ، وأن يكون خالياً من الكشط أو التحشير وان ترقم صفحاته إذا كان مكوناًَ من عدة صفحات وتوقع جميعها من القاضي أو المأذون أو الموثق والكاتب وأن يشتمل المحرر زيادة على البيانات الخاصة بموضوعه على ما يأتي:
أ- التاريخ الذي تم فيه التوثيق بالسنة والشهر واليوم، مكتوباً بالأحرف والأرقام.
ب- اسم القاضي أو المأذون أو الموثق والكاتب الذي تولى تحريره.
ج- بيان ما إذا كان التوثيق قد تم بالإدارة أو خارجها.
د- أسماء أصحاب الشأن وأسماء آبائهم وأجدادهم لآبائهم، وألقابهم.
هـ- طريقة التأكد من شخصية أصحاب الشأن، مع ذكر الشهود إن وجدوا.
* إذا كان أحد أصحاب الشأن ضريراً أو ضعيف البصر أو أبكم، وتعذر عليه بسبب ذلك التعبير عن إرادته وجب أن يكون معه مساعد قضائي أو معين يوقع المحرر معه، ويعتبر من قبيل الشهود فإن لم يكن له مساعد قضائي أو معين ندب له القاضي أو المأذون أو الموثق معيناً من موظفي الإدارة أو غيرهم، وتنحصر مهمته في توقيع المحرر معه وذلك بدون مقابل ويجب إثبات الندب في المحرر.
* إذا كان إشهاد الوقف أو الوصية منصباًَ على عقار فيجب إثبات الإطلاع على الصورة الرسمية لوثيقة التملك وإثبات رقمها وتاريخها في المحرر المراد توثيقه فإن كان العقار غير مسجل باسم المتصرف أو قام مانع من موانع التصرف امتنع القاضي من إجراء التوثيق.
* للقاضي أو المأذون أو الموثق أن ينتقل خارج الإدارة لإجراء التوثيق إذا كانت حالة صاحب الشأن لا تسمح له بالحضور، ويجب إثبات الانتقال في المحرر وفي الدفاتر المعدة لذلك، وله في غير حالات الوقف أو الحالات الأخرى التي يتعين توثيقها أمام القاضي أو المأذون أو الموثق أن يندب عنه في الانتقال أحد الموظفين.
* تحفظ بالإدارة أصول المحررات التي توثق حسب أرقامها في ملفات خاصة كل سنة على حدة.
* يتولى رؤ ساء المكاتب في المحافظات الإشراف على أعمال موظفي المكتب وتوزيع العمل فيها وموافاة الإدارة الرئيسية بتقاريرشهرية عن أعمال المكتب وما يكون قد صادفه من معوقات واقتراح الحلول المناسبة لها.
* تنسخ من كل محرر صور بقدر عدد أصحاب ال شأن تسلم لكل منهم بعد أن يثبت على الصورة رقم التوثيق وتاريخه وتختم بخاتم الإدارة.
* جميع صور المحررات التي تصدر من الإدارة يجب أن يدون عليها عبارة ) صورة طبق الأصل( ويوقع عليها مدير الإدارة أو من ينوب عنه.
يعد بالإدارة والمكاتب الفرعية التابعة لها في المحافظات سجل لكل نوع من التوثيقات يثبت فيه موضوع المحرر ويرقم بأرقام متتابعة مع ذكر اسم القاضي الذي قام بتوثيقه والكاتب الذي تولى تحريره وأسماء أصحاب الشأن والشهود ويجب أن يبين على أصل المحرر ورقم إدراجه بهذا السجل.
* تعد بالإدارة والمكاتب الفرعية التابعة لها في المحافظات فهارس هجائية يدرج فيها بحروف أبجدية أسماء جميع ذوي الشأن في المحررات ورقم المحرر الخاص لكل منهم، وتاريخه.