ادارة التوثيق

اختصاصات الإدارة:

  1. توثيق المحررات المقدمة من ذوي الشأن في مقر الإدارة والتصديق على توقيعاتهم في المحررات العرفية وإثبات تاريخها وحفظ نسخها وبياناتها آلياً و إعطاء الشهادات بها.
  2. تحديد المواعيد لأصحاب الشأن الذين تكون لديهم أعذار قهرية تمنعهم من الحضور إلى مقر الإدارة لتوثيق محرراتهم وتنسيق انتقال الموثقين حسب طلبات الانتقال وأعداد الموثقين والانتقال إلى مكان أصحاب الشأن والحصول على توقيعاتهم في الأماكن التي يتواجدون فيها وتوثيق المحررات أو التصديق على التوقيعات و إثباتها في السجلات المعدة لذلك طبقاً للأوضاع والقواعد المعمول بها داخل الإدارة.
  3. استلام الكتب المتعلقة بالشركات والأشخاص من ذوي الشأن وتدقيقها و إبداء الرأي فيها وتوثيق العقود.


يتكون الهيكل التنظيمي  للإدارة من الوحدات التنظيمية التالية:

    • قسم السكرتارية والمتابعة.
  • مراقبة المكتب الرئيسي للتوثيق.
  • مراقبة محفوظات التوثيق والمعلومات الآلية.
  • مراقبة فروع التوثيق.
  • مراقبة توثيق العقود والشركات.

 

    • قسم السكرتارية والمتابعة، ويتبع مدير الإدارة مباشرة، ويختص بالآتي:

استلام الكتب والمراسلات الخاصة بالإدارة وتوزيعها على المراقبات والأقسام والشعب ذات العلاقة وتلقي الردود بشأنها ثم تسليمها إلى قسم السجل بمراقبة الرسوم والخدمات الإدارية لإتخاذ اللازم.

  • مراقبة المكتب الرئيسي للتوثيق:

وتختص بتوثيق المحررات المقدمة من ذوي الشأن في مقر الإدارة والتصديق على توقيعاتهم في المحررات العرفية و إثبات تاريخها وحفظ نسخها وبياناتها آلياً و إعطاء الشهادات بها، وتتكون من الأقسام والشعب الآتية:

    •  قسم التوثيق:

     ويختص بتوثيق المحررات المقدمة من ذوي الشأن، ويتكون من شعبتين:

      • شعبة مسودات التوثيق: وتختص بتحرير مسودات المحررات التي يطلب أصحاب الشأن توثيقها ومراجعة ما يقدم منها وتدقيقها والوقوف على عدم مخالفتها للقانون.
      • شعبة  إتمام التوثيق: وتختص بالحصول على توقيعات أصحاب الشأن بعد التأكد من أهليتهم وصفاتهم وشخصياتهم طبقاً للقانون وتحرير محاضر التوثيق و إثبات المحررات بوضع الصيغة التنفيذية بناء على طلب أصحاب الشأن في الحالات التي يجيز فيها القانون ذلك. في السجلات المعدة لذلك طبقاً للأوضاع والقواعد المقررة، كما تختص بوضع الصيغة التنفيذية بناءً على طلب أصحاب الشأن في الحالات التي يجيز فيها القانون.

 

    • قسم التصديق و إثبات التاريخ:

     ويختص بالتصديق على توقيعات أصحاب الشأن في المحررات العرفية و إثبات التاريخ على الدفاتر التجارية والأوراق الخارجية، ويتكون من ثلاث شعب:

      • شعبة مسودات التصديق: وتختص بتدقيق مسودات المحررات التي يطلب أصحاب الشأن التصديق عليها ومستنداتها.
      • شعبة إتمام التصديق: وتختص بالحصول على توقيعات أصحاب الشأن بعد التأكد من أهليتهم وصفاتهم وجنسياتهم طبقاً للقانون وتحرير محاضر التصديقات  والتوقيع عليها وختمها و إثبات المحررات في السجلات الخاصة بذلك.
      • شعبة إثبات التاريخ والدفاتر التجارية والأوراق الخارجية: وتختص بإثبات تاريخ المحررات العرفية التى تقدم من أصحاب الشأن بعد دفع الرسم المقرر عليها وذلك بختمها بخاتم تاريخ يحتوي على رقم إدراج المحرر في الدفتر المعد لذلك ثم توقيعه من الموظف المختص و إثبات التاريخ والتوقيع على الدفاتر التجارية والأوراق الخارجية.

 

    • قسم الوكالات والتوثيق العقاري، ويختص بالآتي:
      1. التصديق على الوكالات العقارية غير القابلة للعزل أو الإلغاء و إقرار المخالصات الصادرة عن التوكيلات العقارية.
      2. توثيق عقود الهبة الصادرة عن عقار و إقرار الرجوع فيها.
      3. توثيق إقرارات التنازل الصادرة عن عقار و إقرارات التخارج عن مستحقات إرثيه والصادرة عن عقار.
    • قسم الانتقالات الخارجية:

     ويختص بتحديد المواعيد لأصحاب الشأن الذين تكون لديهم أعذار قهرية تمنعهم من الحضور إلى مقر الإدارة لتوثيق محرراتهم وتنسيق انتقال الموثقين حسب طلبات الانتقال و أعداد الموثقين والانتقال إلى مكان أصحاب الشأن والحصول على توقيعاتهم في الأماكن التي يتواجدون فيها وتوثيق المحررات أو التصديق على التوقيعات و إثباتها في السجلات المعدة لذلك طبقاً للأوضاع والقواعد المعمول بها داخل الإدارة.

 

  • مراقبة محفوظات التوثيق والمعلومات الآلية:

وتختص بكل ما يتعلق بأعمال إدخال البيانات والتدقيق عليها آلياً وحفظ المحررات الموثقة وإصدار صور طبق الأصل منها وإصدار الشهادات بالنسبة للمحررات الأخرى، وتتكون من ثلاثة أقسام:

    • قسم المعلومات الآلية:

     ويختص ب إدخال بيانات المحررات على الحاسب الآلي والتدقيق على البيانات والتأكد من صحتها، و إعداد الكشوف الإحصائية الخاصة بالإدارة.

    • قسم المحفوظات، ويختص بالآتي:
      1.  حفظ أصول المحررات التي يتم توثيقها حسب السنة والحروف والمجلد.
      2. إصدار الشهادات بحصول التصديق وبإثبات التاريخ.
      3. التأشير على المعاملات بالإلغاء أو ما يطرأ عليها من تعديلات والتأشير بالوفاة عليها.
      4.  إعداد الرد على استفسارات المكتب الفني والجهات الرسمية بالدولة.
    • قسم توثيق المحفوظات، ويختص بالآتي:
      1. إصدار صور طبق الأصل من المحررات الموثقة.
      2. توثيق إقرارات الإلغاء الكلي أو الجزئي.
      3. تصديق جميع المعاملات الصادرة عن الإدارة بالميكروفيلم.
      4. تصحيح الأخطاء المادية والطباعة.
  • مراقبة فروع التوثيق:

وتختص بالإشراف على سير العمل في مكاتب التوثيق الموجودة في قصر العدل وبنك التسليف والادخار والمحافظات الستة وجمعية المحامين، ويكون كل مكتب بمستوى قسم ويتكون من شعبة للتوثيق وأخرى للتصديق وثالثة للمتابعة، ويتولى كل منها القيام بذات الاختصاصات التي تقوم بها مراقبة التوثيق بالمكتب الرئيسي.

 

  • مراقبة توثيق العقود والشركات:

وتختص باستلام الكتب المتعلقة بالشركات والأ شخاص من ذوي الشأن وتدقيقها وإبداء الرأي فيها وتوثيق العقود، وتتكون من قسمين:

 

    • قسم توثيق الشركات المساهمة والعقود، ويختص بالآتي:
      1. استلام الكتب الواردة من وزارة التجارة والصناعة الخاصة بالشركات المقفلة القابضة وإبداء الرأي فيها، وتوثيق عقود تأسيس الشركات أو تعديلها أو إنهائها وفقاً لأحكام قانون الشركات التجارية.
      2. استلام محررات عقود الشراكة المهنية وكتب الترخيص الصادرة بها من الجهات المختلفة وتوثيقها حسب القانون.
      3. استلام محررات العقود كعقود الاتفاق والتنازل والصلح والبيع وتوثيقها أو التصديق على التوقيعات فيها أو إثبات تاريخها حسب الأحوال.

 

    • قسم توثيق شركات ا لأشخاص والشركات ذات المسئولية المحدودة:

     ويختص باستلام الكتب الواردة من وزارة التجارة والصناعة الخاصة بشركات التضامن و شركات التوصية البسيطة و شركات التوصية بالأسهم والشركات ذات المسئولية المحدودة وإبداء الرأي فيها وتوثيق عقود تأ سيسها أو تعديلها أو إنهائها حسب الأحوال وفقاً لأحكام قانون الشركات التجارية وتعديلاتها المختلفة.​

الإسم
البريد الإلكتروني
التليفون
نص الإقتراح أو الشكوى
إرسال