اضغط هنا لمشاهدة الهيكل التنظيمي
اختصاصات الإدارة:
1- الإشراف العام على موظفي الإدارة.
2- تنفيذ السياسة العامة للإدارة ومراقبة تطبيق اللوائح والقواعد المنظمة لسير العمل في مراقبتي الإدارة وأقسامها.
3- الإشراف على حفظ جميع ملفات القضايا المنتهية والأوراق والبيانات أو المعلومات بالأماكن المخصصة لحفظها والتي تطلب القطاعات والإدارات المعنية حفظها طبقاً للقواعد التنظيمية للحفظ.
4- الإشراف على إدخال بيانات كل ما يتم بحركة الصادر والوارد إلى مخزن الحفظ بالحاسب الآلي وفقاً للقواعد والنظم الآلية الموضوعة بهذا الشأن.
5- الإشراف على إعداد الإحصائيات المتعلقة بحركتي الحفظ والإتلاف.
6- الإشراف على استلام وتوزيع وبيع مطبوعات الوزارة بالتنسيق مع إدارة الشئون المالية.
7- التنسيق مع الجهات المعنية بالوزارة لتوفير احتياجات الإدارة من الكوادر البشرية والأثاث والأجهزة والمعدات.
8- إصدار التعاميم المتعلقة بتنظيم سير العمل الإداري.
9- التنسيق مع إدارة التطوير الإداري والتدريب والتخطيط لإقامة الدورات والبرامج التدريبية لموظفي الإدارة.
10- التنسيق مع قطاع تكنولوجيا المعلومات والإحصاء بشأن إدخال الحاسب الآلي في أعمال مراقبتي وأقسام الإدارة.
11- الإشراف على تنظيم حركة نقل الأوراق والملفات من وإلى الإدارة من خلال المركبات والسائقين التابعين لها بالتنسيق مع الجهات المختصة.
12- تنفيذ القرارات والتعاميم الصادرة عن الوزارة .
13- ما يسند إليها من أعمال أخرى ذات صلة.
يتكون الهيكل التنظيمي لإدارة المحفوظات المركزية من الأتي:
- مراقبة محفوظات دور العدالة وتختص بالآتي :
- حفظ جميع ملفات القضايا المنتهية لدى المحاكم وتفريغ في الحاسب الآلي بالإضافة إلى حفظ جميع الأوراق المنتهية في مختلف القطاعات وفقاً للتنظيم الفني للمحفوظات في ضوء المراحل المعمول بها )التصنيف - التميز - التدريب - الفهرسة(.
- إعداد كافة البيانات الإحصائية المتعلقة بحركتي الحفظ والإتلاف في النظام الآلي في نهاية كل سنة وتزويد القطاعات والإدارات المعنية بها طبقاً لقواعد الإتلاف المقررة لديها.
- إعداد تقارير دورية عن معدل إنجاز أعمال الأقسام التابعة للمراقبة وبيان أوجه الخلل والقصور في أداء كل قسم وفقاً لاختصاصه.
وتتكون من القسمين الآتيين :
- قسم محفوظات دور العدالة ويختص بالاتي :
- حفظ جميع الملفات القضايا المنتهية والأوراق والبيانات أو المعلومات التي تطلب القطاعات والإدارات المعنية حفظها طبقاً للقواعد التنظيمية المقررة للحفظ.
- حفظ الملفات في الأماكن المخصصة لها طبقاً للتنظيم الفني للمحفوظات وفي ضوء المراحل المعمول بها )التصنيف - الترميز - الترتيب - الفهرسة(أو طبقاً لتاريخ ورودها أو تاريخها السنوي عملاً بتعميم وزارة المالية رقم 7 لسنة 2001 بشأن لائحة المحفوظات.
- تلقي طلبات ضم القضايا المنتهية والأوراق وإرسالها إلى الجهات الطالبة وتسجيلها بسجل قيد بعد أن يتم تثبيت حركة تداول التسليم والاستلام.
- التنسيق مع القطاعات الإدارات المعنية بشآن إتلاف الملفات والأوراق المطلوب إتلافها من قبلها,وفقاً للقواعد المقررة بهذا الشأن على أن يتم إثبات حركة الإتلاف في النظام الآلي الموجود بإدارة المحفوظات المركزية.
- حفظ الملفات والأوراق الهامة التي لم يتم إتلافها, وذلك بعد انتهاء أعمال الإتلاف و إثبات حفظها وفقاً للقواعد الآلية التي يتم وضعها في هذا الشأن.
- استلام مطبوعات الوزارة من الموردين وحفظها.
- توزيع وبيع المطبوعات حسب الطلبات الواردة بالتنسيق مع إدارة الشئون المالية
- قسم البيانات الآلية لمحفوظات دور العدالة ويختص بالآتي :
- إدخال بيانات كل ما يتم بحركة الصادر والوارد إلى مخزن الحفظ في الحاسب الآلي وذلك وفقا للقواعد والنظم الآلية للموضوعة بهذا الشأن.
- الرد على استفسارات الجهات المعنية بشأن أي معلومات ترتبط بالمحفوظات العامة للوزارة,
- إعداد كافة البيانات الاحصائية المتعلقة بحركتي الحفظ والإتلاف في النظام الآلي في نهاية كل سنة وتزويد القطاعات والإدارات المعنية بها, وذلك للنظر فيما يمكن إتلافه طبقاً لقواعدالإتلاف المقررة لديها.
- مراقبة محفوظات ديوان الوزارة وتتكون من القسمين الآتيين :
- قسم محفوظات ديوان الوزارة
- قسم البيانات الآلية للمحفوظات ديوان الوزارة.
وتختص المراقبة والقسمين التابعين لها بذات اختصاصات مراقبة محفوظات دور العدالة والقسمين التابعين لها في نطاق طبيعة ونوعية وكم الملفات الخاصة بكل منهما.