ادارة المحفوظات المركزية

اختصاصات الإدارة:

  1. الإشراف العام على موظفي الإدارة.
  2. تنفيذ السياسة العامة للإدارة ومراقبة تطبيق اللوائح والقواعد المنظمة لسير العمل في مراقبتي الإدارة و أقسامها.
  3. الإشراف على حفظ جميع ملفات القضايا المنتهية والأوراق والبيانات أو المعلومات بالأماكن المخصصة لحفظها والتي تطلب القطاعات والإدارات المعنية حفظها طبقاً للقواعد التنظيمية للحفظ.
  4. الإشراف على إدخال بيانات كل مايتم بحركة الصادر والوارد إلى مخزن الحفظ بالحساب الآلي وفقاً للقواعد والنظم الآلية الموضوعة بهذا الشأن.
  5. الإشراف على إعداد الإحصائيات المتعلقة بحركتي الحفظ والإتلاف.
  6. الإشراف على استلام وتوزيع وبيع مطبوعات الوزارة بالتنسيق مع إدارة الشئون المالية.
  7. التنسيق مع الجهات المعنية بالوزارة لتوفير احتياجات الإدارة من الكوادر البشرية والأثاث والأجهزة والمعدات.
  8. إصدار التعاميم المتعلقة بتنظيم سير العمل الإداري.
  9. التنسيق مع إدارة التطوير الإداري والتدريب والتخطيط لإقامة الدورات والبرامج التدريبية لموظفي الإدارة.
  10. التنسيق مع قطاع تكنولوجيا المعلومات والإحصاء بشأن إدخال الحاسب الآلي في أعمال مراقبتي و أقسام الإدارة.
  11. الإشراف على تنظيم حركة نقل الأوراق والملفات من و إلى الإدارة من خلال المركبات والسائقين التابعين لها بالتنسيق مع الجهات المختصة.
  12. تنفيذ القرارات والتعاميم الصادر عن الوزارة.
  13. مايسند إليها من أعمال أخرى ذات صلة.
يتكون الهيكل التنظيمي لإدارة المحفوظات المركزية من الأتي:


  • مراقبة محفوظات دور العدالة وتختص بالآتي :
  1. حفظ جميع ملفات القضايا المنتهية لدى المحاكم وتفريغ في الحاسب الآلي بالإضافة إلى حفظ جميع الأوراق المنتهية في مختلف القطاعات وفقاً للتنظيم الفني للمحفوظات في ضوء المراحل المعمول بها )التصنيف - التميز - التدريب - الفهرسة(.
  2. إعداد كافة البيانات الإحصائية المتعلقة بحركتي الحفظ والإتلاف في النظام الآلي في نهاية كل سنة وتزويد القطاعات والإدارات المعنية بها طبقاً لقواعد الإتلاف المقررة لديها.
  3. إعداد تقارير دورية عن معدل إنجاز أعمال الأقسام التابعة للمراقبة وبيان أوجه الخلل والقصور في أداء كل قسم وفقاً لاختصاصه.
وتتكون من القسمين الآتيين :
    • ​قسم محفوظات دور العدالة ويختص بالاتي :
    1. حفظ جميع الملفات القضايا المنتهية والأوراق والبيانات أو المعلومات التي تطلب القطاعات والإدارات المعنية حفظها طبقاً للقواعد التنظيمية المقررة للحفظ.
    2. حفظ الملفات في الأماكن المخصصة لها طبقاً للتنظيم الفني للمحفوظات وفي ضوء المراحل المعمول بها )التصنيف - الترميز - الترتيب - الفهرسة(أو طبقاً لتاريخ ورودها أو تاريخها السنوي عملاً بتعميم وزارة المالية رقم 7 لسنة 2001 بشأن لائحة المحفوظات.
    3. تلقي طلبات ضم القضايا المنتهية والأوراق وإرسالها إلى الجهات الطالبة وتسجيلها بسجل قيد بعد أن يتم تثبيت حركة تداول التسليم والاستلام.
    4. التنسيق مع القطاعات الإدارات المعنية بشآن إتلاف الملفات والأوراق المطلوب إتلافها من قبلها,وفقاً للقواعد المقررة بهذا الشأن على أن يتم إثبات حركة الإتلاف في النظام الآلي الموجود بإدارة المحفوظات المركزية.
    5. حفظ الملفات والأوراق الهامة التي لم يتم إتلافها, وذلك بعد انتهاء أعمال الإتلاف و إثبات حفظها وفقاً للقواعد الآلية التي يتم وضعها في هذا الشأن.
    6. استلام مطبوعات الوزارة من الموردين وحفظها.
    7. توزيع وبيع المطبوعات حسب الطلبات الواردة بالتنسيق مع إدارة الشئون المالية
    • ​قسم البيانات الآلية لمحفوظات دور العدالة ويختص بالآتي :
    1. إدخال بيانات كل ما يتم بحركة الصادر والوارد إلى مخزن الحفظ في الحاسب الآلي وذلك وفقا للقواعد والنظم الآلية للموضوعة بهذا الشأن.
    2. الرد على استفسارات الجهات المعنية بشأن أي معلومات ترتبط بالمحفوظات العامة للوزارة,
    3. إعداد كافة البيانات الاحصائية المتعلقة بحركتي الحفظ والإتلاف في النظام الآلي في نهاية كل سنة وتزويد القطاعات والإدارات المعنية بها, وذلك للنظر فيما يمكن إتلافه طبقاً لقواعدالإتلاف المقررة لديها.
  • مراقبة محفوظات ديوان الوزارة وتتكون من القسمين الآتيين :
    • ​قسم محفوظات ديوان الوزارة
    • ​​قسم البيانات الآلية للمحفوظات ديوان الوزارة.
وتختص المراقبة والقسمين التابعين لها بذات اختصاصات مراقبة محفوظات دور العدالة والقسمين التابعين لها في نطاق طبيعة ونوعية وكم الملفات الخاصة بكل منهما.​

الإسم
البريد الإلكتروني
التليفون
نص الإقتراح أو الشكوى
إرسال