تتكون إدارة التسجيل العقاري من ست مراقبات وعدد من الأقسام والشعب ويلحق بها العدد الكافي من الموظفين، وتختص الإدارة بالتالي:
ويتكون الهيكل التنظيمي للإدارة من المراقبات والأقسام التالية:
أولاً: قسم السكرتارية والمتابعة ويتبع مدير الإدارة مباشرة ويختص بالتالي:
- استلام الكتب والمراسلات الخاصة بالإدارة وتوزيعها على المراقبات والأقسام والشعب ذات العلاقة.
- تلقي الردود على الكتب والمراسلات ثم تسليمها إلى المراقبة المختصة لاتخاذ ما يلزم بشأنها.
- ما يُسند إليه من أعمال أخرى ذات صلة.
ثانياً: مراقبة الشؤون الفنية وتختص بالتالي: - مراجعة ما يرد للمراقبة من كتب بشأن تحديد العقارات التي تكون محلاً للتعامل، ومطابقة بياناتها من حيث أوصاف العقار وحدوده ومساحته والتأكد من صحتها.
- إعداد التقارير الفنية للمعاملات التي تحتاج لمراجعة الجهات المختصة.
- الرد على الاستفسارات الفنية والهندسية التي تطلبها الأقسام المختلفة بالإدارة.
- حفظ المخططات الهندسية وتنسيق تداولها.
- متابعة إدخال المخططات آليا بنظام الإمج.
- ما يُسند إليها من أعمال أخرى ذات صلة.
وتتكون المراقبة من قسمين هما:
1. قسم المساحات ويختص بالتالي:
- مراجعة ما يرد للقسم من كتب بشأن تحديد العقارات التي تكون محلاً للتعامل.
- مطابقة بياناتها من حيث أوصاف العقار وحدوده ومساحته والتأكد من صحتها.
- إعداد التقارير الفنية للمعاملات التي تحتاج لمراجعة الجهات المختصة.
- الرد على الاستفسارات الفنية والهندسية التي تطلبها الأقسام المختلفة بالإدارة.
- ما يُسند إليه من أعمال أخرى ذات صلة.
2. قسم المخططات ويختص بالتالي:
- حفظ المخططات الهندسية.
- تنسيق تداول المخططات داخل القسم ومع قسم المساحات.
- متابعة إدخال المخططات آليا بنظام الأميج.
- ما يُسند إليه من أعمال أخرى ذات صلة.
ثالثاً: مراقبة العقود وتختص بالتالي: - بحث مستندات الملكية، وتقدير الرسوم المستحقة على التسجيل.
- تحرير مشاريع العقود وفقاً للمستندات المقدمة من ذوي الشأن.
- تحرير محاضر التصديقات ووضع الأرقام النهائية للوثائق وتسليمها لأصحاب الشأن.
- ما يُسند إليها من أعمال أخرى ذات صلة.
وتتكون المراقبة من الأقسام التالية:
1. قسم التدقيق والمراجعة ويختص بالتالي:
- مراجعة مشاريع العقود ومطابقتها مع المستندات المقدمة، والتحقق من صفات أصحاب الشأن.
- بحث جميع الرسائل المرفقة بملفات المعاملات والتأكد من عدم وجود موانع على الأطراف المتعاقدة أو العقار أو الوثيقة محل التعامل تحول دون إتمام إجراءات التسجيل أو وجود حالة التزاحم في الطلبات المقدمة على عقار واحد.
- بحث مستندات الملكية، وتقدير الرسوم المستحقة على التسجيل.
- ما يُسند إليه من أعمال أخرى ذات صلة.
2. قسم تحرير العقود ويختص بالتالي:
- تحرير مشاريع العقود وفقاً للمستندات المقدمة من ذوي الشأن.
- الالتزام بصيغ العقود التي أعدتها الإدارة كنماذج معتمدة بالحاسب الآلي.
- بحث جميع الرسائل المرفقة بملفات المعاملات والتأكد من عدم وجود موانع على الأطراف المتعاقدة أو العقار أو الوثيقة محل التعامل تحول دون إتمام إجراءات التسجيل أو وجود حالة التزاحم في الطلبات المقدمة على عقار واحد.
- ما يُسند إليه من أعمال أخرى ذات صلة.
3. قسم التصـديق ويختص بالتالي:
- فحص جميع المستندات المرفقة بالمعاملة والتأكد من قانونيتها.
- بحث جميع الرسائل المرفقة بملفات المعاملات والتأكد من عدم وجود موانع على الأطراف المتعاقدة أو العقار محل التعامل تحول دون إتمام إجراءات التسجيل.
- الحصول على توقيعات أصحاب الشأن على المحررات بعد التحقق من شخصياتهم وصفاتهم طبقاً للقانون.
- تحرير محاضر التصديقات ووضع الأرقام النهائية للوثائق وتسليمها لأصحاب الشأن.
- إصدار شهادات بناءً على طلب أحد الأطراف لتقديمها لجهات الاختصاص.
- ما يُسند إليه من أعمال أخرى ذات صلة.
4. قسم الطلبات ويختص بالتالي:
- قيد الطلبات بالسجل المعد لذلك بأرقام مسلسلة حسب ساعة وتاريخ تقديمها.
- بحث وفحص المستندات التي أوجب القانون تقديمها مع طلبات التسجيل، واستيفاء بياناتها ومستنداتها طبقاً للقانون.
- إنزال جداول معاملات الإرث والتخارج والفرز والدمج والمبادلة والقسمة وتسجيل الأحكام للنظام الجديد.
- بحث جميع الرسائل المرفقة بملفات المعاملات والتأكد من عدم وجود موانع على الأطراف المتعاقدة أو العقار أو الوثيقة محل التعامل تحول دون إتمام إجراءات التسجيل أو وجود حالة التزاحم في الطلبات المقدمة على عقار واحد.
- ما يُسند إليه من أعمال أخرى ذات صلة.
ويتكون القسم من شعبتين هما :
أ- شعبة القيد وتختص بالتالي:
- قيد الطلبات بالسجل المعد لذلك بأرقام مسلسلة حسب ساعة وتاريخ تقديمها.
- إنزال جداول معاملات الإرث والتخارج والفرز والدمج والمبادلة والقسمة وتسجيل الأحكام للنظام الجديد.
- ما يُسند إليها من أعمال أخرى ذات صلة.
ب- شعبة البحث وتختص بالتالي:
- بحث وفحص المستندات التي أوجب القانون تقديمها مع طلبات التسجيل، واستيفاء بياناتها ومستنداتها طبقاً للقانون.
- بحث جميع الرسائل المرفقة بملفات المعاملات والتأكد من عدم وجود موانع على الأطراف المتعاقدة أو العقار أو الوثيقة محل التعامل تحول دون إتمام إجراءات التسجيل أو وجود حالة التزاحم في الطلبات المقدمة على عقار واحد.
- ما يُسند إليها من أعمال أخرى ذات صلة.
رابعاً: مراقبة المعلومات الآلية وتختص بالتالي:
- إضافة أو إلغاء أو تعديل أو استكمال بيانات الوثائق على الحاسب الآلي وتدقيقها والتأكد من صحة بياناتها وما يطرأ عليها من تعديلات ووضع الرسائل المانعة للتصرف أو إصدار الوكالات على بيانات العقارات والوثائق.
- إدخال بيانات الحجز على العقار ورفعه.
- متابعة قرارات نزع الملكية للمنفعة العامة والقطع التنظيمية وكافة القرارات الصادرة من البلدية في هذا الشأن لدى الجهات المختصة.
- ما يُسند إليها من أعمال أخرى ذات صلة.
وتتكون المراقبة من الأقسام والشعب التالية:
1. قسم إدخال البيانات ويختص بالتالي:
- إضافة أو إلغاء أو تعديل أو استكمال بيانات الوثائق على الحاسب الآلي وتدقيقها والتأكد من صحة بياناتها وما يطرأ عليها من تعديلات ووضع الرسائل المانعة للتصرف أو إصدار الوكالات على بيانات العقارات والوثائق.
- التأشير بإصدار بدل فاقد أو بدل تالف من الوثيقة.
- التأشير بمنطوق الأحكام المختلفة (القوامة – الوصاية – الحجر) وغيرها.
- التأشير بالكتب الواردة من وزارة الخارجية.
- التأشير بكتب مرسى المزاد الواردة من الإدارة العامة للتنفيذ.
- ما يُسند إليه من أعمال أخرى ذات صلة.
2. قسم المعلومات والإحصاء ويختص بالتالي:
- الرد على جميع الاستفسارات الخاصة بالملكية العقارية والوثائق.
- إدخال بيانات الحجز على العقار ورفعه.
- إعداد الكشوف الإحصائية الخاصة بالإدارة والصفقات العقارية.
- الوقوف على حالة العقار الواقعية والقانونية من واقع بيانات الحاسب الآلي والتأشير بذلك على كتب تحديد البلدية.
- ما يُسند إليه من أعمال أخرى ذات صلة.
ويتكون القسم من ثلاثة شعب وهي:
أ- شعبة المعلومات وتختص بالتالي:
- الرد على جميع الاستفسارات الخاصة بالملكية العقارية والوثائق.
- إعداد الشهادات اللازمة لتحديد العقارات.
- إدخال بيانات الحجز على العقار ورفعه.
- متابعة قرارات نزع الملكية للمنفعة العامة والقطع التنظيمية وكافة القرارات الصادرة من البلدية في هذا الشأن لدى الجهات المختصة.
- التأشير بأوامر الحجز التنفيذي على العقارات وبراءة الذمة.
- إعداد الكشوف الخاصة بالقسائم الخاضعة للقانون 8/2008 بشأن تنظيم أراضي السكن الخاص.
- إعداد الكشوف للقسائم المبنية في مناطق السكن الخاص والمسجلة أراضي وتسليمها للبلدية للتحقق من وصف القسائم.
- ما يُسند إليها من أعمال أخرى ذات صلة.
ب- شعبة الإحصاء وتختص بالتالي:
- إعداد الكشوف الإحصائية الخاصة بالإدارة والصفقات العقارية.
- ما يُسند إليها من أعمال أخرى ذات صلة.
ج- شعبة بحث الحقوق العقارية وتختص بالتالي:
- الوقوف على حالة العقار الواقعية والقانونية من واقع بيانات الحاسب الآلي والتأشير بذلك على كتب تحديد البلدية.
- الرد على الاستفسارات الخاصة بالوكالات العقارية.
- ما يُسند إليها من أعمال أخرى ذات صلة.
خامساً: مراقبة المحفوظات العقارية وتختص بالتالي: - حفظ أصول الوثائق والمحررات الموقعة بعد تدقيقها ومتابعة قرارات نزع الملكية للمنفعة العامة.
- تصوير الوثائق تصويراً عادياً وإرسالها إلى قسم تصديق العقود.
- إصدار الشهادات العقارية واعتمادها بناءً على طلب أصحاب الشأن لتقديمها إلى الجهات الرسمية وفقاً لاحتياجات كل جهة.
- ما يُسند إليها من أعمال أخرى ذات صلة.
وتتكون المراقبة من الأقسام التالية:
1. قسم المحفوظات العقارية ويختص بالتالي:
- حفظ أصول الوثائق والمحررات الموقعة بعد تدقيقها ومتابعة قرارات نزع الملكية للمنفعة العامة.
- ما يُسند إليه من أعمال أخرى ذات صلة.
ويتكون القسم من ثلاثة شعب وهي:
أ- شعبة حفظ الوثائق والسجلات وتختص بالتالي:
- حفظ أصول الوثائق بعد تسليمها نهائياً.
- إعداد الوثائق للتصوير الميكروفيلمي.
- تصوير كتب البلدية والمستندات الرسمية من واقع ملفات المراجعين والأقسام الإدارية المختلفة.
- ما يُسند إليها من أعمال أخرى ذات صلة.
ب- شعبة البحث والتأشير وتختص بالتالي:
- ختم أصول الوثائق المحفوظة لدى القسم بالأختام الخاصة بتخريجات نقل الملكية وأختام الوكالات العقارية وأختام تعديل الأسماء والأختام الخاصة بتوقيع الحجوزات العقارية ورفعها .
- تصحيح الوثائق والسجلات ووضع التأشيرات بالتنسيق مع قسم الشؤون القانونية والقسم الفني .
- مطابقة الوثائق على سجلاتها وفحص النسخ الخطية للوثائق المنقولة من السجلات ما قبل عام 1959 م .
- إصدار بدل فاقد وبدل تالف عن الوثائق والقوائم .
- إعداد التقارير اللازمة عن حالة العقارات من واقع السجلات.
- إعداد التعاميم الخاصة بالحجز ورفع الحجز.
- القيام بأعمال شهر اتحاد ملاك الطوابق والشقق.
- إعداد الكتب الرسمية للجهات الرسمية المختلفة.
- إصدار الشهادات العقارية الخاصة بعقارات محددة.
- تولي أعمال النشر بالجريدة الرسمية لإصدار بدل فاقد عن القوائم والوثائق وشهر اتحاد ملاك العقارات المملوكة وفق نظام الشقق والطوابق .
- ما يُسند إليها من أعمال أخرى ذات صلة.
ج- شعبة التصوير الميكروفيلم وتختص بالتالي:
- تزويد المواطنين بصور ميكروفيلمية من وثائق الملكية.
- إعداد الصور المطلوبة لجهات رسمية.
- ما يُسند إليها من أعمال أخرى ذات صلة.
2. قسم التصوير ويختص بالتالي:
- تصوير الوثائق تصويراً عادياً وإرسالها إلى قسم تصديق العقود.
- تصوير الوثائق المطلوب إصدار بدل فاقد عنها.
- وضع التأشيرات الخاصة التي تحدد القسيمة أو المالك وذلك في حالة تعدد القسائم والملاك.
- ما يُسند إليه من أعمال أخرى ذات صلة.
3. قسم الشهادات والتسجيل النهائي ويختص بالتالي:
- تسجيل المحررات وإفراغ محتوياتها في السجلات المعدة لها.
- تزويد قسم الائتمان العقاري وقسم التصديق والأفرع الخارجية بالأرقام النهائية.
- إصدار الشهادات العقارية واعتمادها بناءً على طلب أصحاب الشأن لتقديمها إلى الجهات الرسمية وفقاً لاحتياجات كل جهة.
- ما يُسند إليه من أعمال أخرى ذات صلة.
سادساً: مراقبة الائتمان العقاري وتختص بالتالي: - تحرير قوائم قيد الرهن والحقوق العينية التي ترتبت على العقارات وختم الوثائق بما يفيد شطبها أو تجديدها.
- توثيق العقود التي تتضمن إنشاء حق عيني تبعي عقاري أو المقررة له أو حوالتها أو إلغائها وتشمل عقود القرض وإقرارات شطب الرهن وإقرارات المديونية المضمونة وعقود الوعد بالرهن.
- ما يُسند إليها من أعمال أخرى ذات صلة.
وتتكون المراقبة من الأقسام التالية:
1. قسم التوثيق ويختص بالتالي:
- توثيق العقود التي تتضمن إنشاء حق عيني عقاري تبعي أو المقررة له، أو حوالتها أو إلغائها
- توثيق عقود القرض وإقرارات شطب الرهن وإقرارات المديونية المضمونة.
- توثيق عقود الوعد بالرهن المنقول.
- تسليم جميع نسخ الإدارة الخاصة بعقود التوثيق فقط إلى قسم محفوظات التوثيق.
- تسليم نسخ القوائم وإقرارات الشطب إلى قسم المحفوظات العقارية.
- ما يُسند إليه من أعمال أخرى ذات صلة.
2. قسم الائتمان ويختص بالتالي:
- تحرير قوائم قيد الرهن والحقوق العينية التي ترتبت على العقارات وختم الوثائق بما يفيد شطبها أو تجديدها.
- ما يُسند إليه من أعمال أخرى ذات صلة.
ويتكون القسم من ثلاثة شعب وهي:
أ- شعبة قيد الطلبات وتختص بالتالي:
- قيد الطلبات بالسجل المعد لذلك بأرقام مسلسلة حسب ساعة وتاريخ تقديمها وبحث المستندات التي أوجب القانون تقديمها واستيفاء بياناتها ومستنداتها طبقا للقانون.
- ما يُسند إليها من أعمال أخرى ذات صلة.
ب- شعبة التحرير والتدقيق وتختص بالتالي:
- تحرير قوائم قيد الحقوق العينية التي تترتب على العقارات، وتدقيقها على ضوء المستندات التي أوجب القانون إرفاقها بطلبات القيد، وذلك بعد التأكد من صحتها وأخذ توقيعات أصحاب الشأن على قوائم قيدها.
- ما يُسند إليها من أعمال أخرى ذات صلة.
ج- شعبة التأشيرات وتختص بالتالي:
- إجراء التأشيرات اللازمة بقيام الحق العيني التبعي على وثائق الملكية والقوائم وتجديده وإلغائه وشطبه وتسليم أصحاب الشأن النسخ الخاصة بهم.
- ما يُسند إليها من أعمال أخرى ذات صلة.
3. قسم توثيق الائتمان العقاري فرع بنك الائتمان العقاري الكويتي ويختص بالتالي:
- توثيق العقود التي تتضمن إنشاء حق عيني تبعي عقاري أو المقررة له أو حوالتها أو إلغائها وتشمل عقود القرض وإقرارات شطب الرهن وإقرارات المديونية المضمونة وعقود الوعد بالرهن.
- تسليم جميع النسخ الخاصة بالإدارة إلى قسم المحفوظات.
- تحرير قوائم قيد الرهن والحقوق العينية التي تترتب على العقارات وختم الوثائق بما يفيد شطبها أو تجديدها.
- ما يُسند إليه من أعمال أخرى ذات صلة.
سابعاً: مراقبة الفروع الخارجية: وتتكون المراقبة من خمس مكاتب كل مكتب (بمستوى قسم) وهي:
- مكتب التسجيل العقاري بمحافظتي الأحمدي ومبارك الكبير.
- مكتب التسجيل العقاري بمحافظة الجهراء.
- مكتب التسجيل العقاري بمحافظة الفروانية.
- مكتب التسجيل العقاري بمحافظة حولي.
- مكتب التسجيل العقاري بالمؤسسة العامة للرعاية السكنية.
وتختص المراقبة والمكاتب التابعة لها بكافة اختصاصات مراقبات وأقسام وشعب إدارة التسجيل العقاري.