محضر الاجتماع رقم ( 2 )

التاريخ : يوم الخميس الموافق 14/2/2008م.

الساعة : الثامنة صباحا.

المكان : غرفة الاجتماعات الملحقة بمكتب السيد وكيل الوزارة.

الحضـور:

وقـائـع الاجتمـاع :

·  ترأس الاجتماع نائب رئيس اللجنة السيد / الوكيل المساعد للشئون المساندة للمحاكم نظراً لقيام رئيس اللجنة السيد المستشار / سلطان نوح بورسلي
في إجازته الدورية ، حيث تم التصديق على محضر الاجتماع السابق بعد اعتماده من السادة الاعضاء .

·  تم التطرق بعد ذلك إلى جدول أعمال اللجنة حيث استعرض السيد / مدير إدارة التطوير الإداري والتدريب والتخطيط آلية العمل المقترحة لتنفيذ مهام اللجنة وقامت اللجنة باعتماد الآلية وخطة العمل بعد استيفاء الملاحظات التي أبداها الأعضاء .

·  قام السيد / مدير إدارة التطوير الإداري والتدريب والتخطيط بعد ذلك بعرض نماذج الاستبيان المقترحة لكل من مسئولي الوزارة والجمهور وتمت مناقشتها وإحالتها إلى فريق النظم للاسترشاد بها عند عمل الاستبيانات المطلوبة .

·   أفاد ممثل قطاع التكنولوجيا السيد / مدير إدارة الدعم الفني بأنه من الممكن ضم أعمال لجنة ضبط الجودة السابقة إلى أعمال اللجنة حيث أن فريق ضبط الجودة السابق بمركز نظم المعلومات قد قطع شوطاً في حصر النماذج وعمل اللقاءات مع المسئولين في إدارات المحاكم وبأنه يرى إعطاء أولوية التنفيذ فيما انتهت إليه أعمال اللجنة السابقة وقد وافقت اللجنة على ذلك بإعطاء الأولوية لإدارات المحاكم في التطوير .

·  كما أشار السيد / مدير إدارة الدعم الفني بأنه لم يتم صرف مستحقات فريق عمل مركز المعلومات التي تولى أعباء تنفيذ مهام أعمال لجنة ضبط الجودة السابقة ، وبناء على ذلك فقد كلف السيد رئيس اللجنة مقرر اللجنة لمتابعة الموضوع مع الشئون الإدارية .

·  قدم السيد مدير إدارة التطوير الإداري تقريرا عما انتهت إليه توصيات اللجنة المشكلة بالسابق لتبسيط إجراءات إدارتي التسجيل العقاري والتوثيق حيث طلبت اللجنة من مدير التطوير الإداري والتدريب والتخطيط تفعيل التوصيات السابقة .

·  كما قدم أيضاً مدير إدارة التطوير الإداري كشفا بالخدمات التي تقدمها إدارات الوزارة حسب الإفادة التي قدمت بموجب السؤال البرلماني الموجه إلى السيد وزير العدل والذي شمل الخدمات التي تقدمها كل من الإدارات التالية :

أولاً : لجنة دعاوى النسب وتصحيح الأسماء :

- إجراء التحقيق في الطلبات المقدمة من ذوى الشأن بشأن إثبات أو نفى النسب أو تصحيح الأسماء ثم إحالة الموضوع إلى المحكمة المختصة مشفوعا بتقرير رأيها .

ثانياً : إدارة الرسوم القضائية :

1- تحصيل الرسوم القضائية المقررة على الدعاوى والأوامر والطلبات المقدمة من ذوى الشأن .

2- إعداد طلبات صرف أمانة الخبير .

3- تحصيل ورد ما يحكم به من غرامات أو كفالات أو ضمانات إفراج .

ثالثاً : إدارة الأقلام الجزائية :

1- تزويد أصحاب الشأن بالشهادات لمن يهمه الأمر وكذلك المعلومات المتعلقة بقضاياهم .

2- تلقى الشكاوى المقدمة من أصحاب الشأن واتخاذ اللازم بشأنها .

رابعاً : إدارة كتاب المحكمة الكلية :

1- صياغة صحف الدعاوى لأصحاب الشأن .

2- قيد الدعاوى وتداولها .

3- تسليم الأحكام والشهادات لمن يهمه الأمر .

·                                                                                                    خامساً : إدارة كتاب محكمة الاستئناف :

1- صياغة صحف الاستئناف لأصحاب الشأن .

2- قيد طعون الاستئناف وطلبات تقدير أتعاب المحاماة وتداولها .

3- تسليم الأحكام والشهادات لمن يهمه الأمر لأصحاب الشأن .

·                                                                                                    سادساً : إدارة كتاب محكمة التمييز :

1- استلام صحف الطعن بالتمييز من أصحاب الشأن وقيدها وتداولها .

2- تسليم الأحكام والشهادات لأصحاب الشأن .

سابعاً : إدارة التحكيم القضائي :

1- قيد ملفات التحكيم المقدمة من أصحاب الشأن والتحكيم فيها .

2- تسليم الأحكام والشهادات المتعلقة بطلبات التحكيم لأصحاب الشأن .

ثامناً : الإدارة العامة للتنفيذ :

1- القيام بإعلانات الأوراق والسندات التنفيذية .

2- القيام بتنفيذ السندات التنفيذية (تنفيذ جبري تحفظي ما للمدين ليد الغير).

3- استصدار أوامر منع السفر ورفعه بناء على طلب ذوي الشأن .

4- حبس المدينين الممتنعين عن السداد بناء على طلب ذوى الشأن .

5- تلقى مبالغ الأجرة والنفقات وغيرهما من المستأجرين وإيداعها لحساب ذوى الشأن وصرفها لهم.

تاسعاً : إدارة التنفيذ الجنائي والاتصالات الخارجية :

1- تنفيذ الأحكام الجزائية والقرارات الصادرة من المحاكم بالتعاون مع الجهات المختصة .

            2- إعلان الأحكام الغيابية والطعون والإخطارات للمحكوم عليهم .

3- تزويد أصحاب الشأن بالشهادات المتعلقة بالأحكام أو القرارات الصادرة بحقهم .

            4- تقديم جميع الخدمات المتعلقة بتنفيذ الأحكام الجزائية للمراجعين .

عاشراً : إدارة التسجيل العقاري :

1- تحرير مشاريع العقود وقوائم الرهن والحقوق العينية لأصحاب الشأن .

2- التصديق على توقيعات أصحاب الشأن على العقود والمحررات المقدمة منهم واثبات تاريخها بعد التأكد من صفاتهم .

3- تزويد أصحاب الشأن بصور من الوثائق والمحررات الأصلية والشهادات العقارية .

الحادي عشر : إدارة التوثيق :

1- توثيق المحررات والوكالات العقارية وغيرها لأصحاب الشأن والتصديق على توقيعاتهم .

2- الانتقال إلى أماكن أصحاب الشأن عند الضرورة للحصول على توقيعاتهم على محرراتهم .

3- تسليم أصحاب الشأن صور طبق الأصل من المحررات الموثقة.

الثاني عشر : إدارة الاستشارات الأسرية :

1- بحث حالات الطلاق .

2- بحث حالات الزواج .

3- توثيق الاتفاقيات الرضائية .

الثالث عشر : إدارة التوثيقات الشرعية :

1- توثيق المحررات والإعلامات الرسمية المتعلقة بالأحوال الشخصية وإشهار الإسلام .

2- تحرير عقود الزواج والمصادقات الزوجية وإشهدات الطلاق والخلع والرجعة والوصايا والأوقاف .

3- تقسيم التركات واستخراج شهادات حصر الوراثة ومحررات القسام الشرعي والكشف الذري  .

الرابع عشر : إدارة مراكز خدمة المواطن :

1- الاستعلام عن القضايا والأحكام وملفات التنفيذ والإعلانات الرسمية وتزويد ذوى الشأن الشهادات بذلك .

2- تحصيل الغرامات والكفالات والديون ورفع الحجوزات وأوامر الضبط ومنع السفر .

3- إصدار التوكيلات وتوثيق المحررات وتسليم الشهادات العقارية.

4- تلقى الطلبات والعرائض الخاصة بطعون المعارضة والاستئناف والتمييز .

5- التصديق على عقود الزواج لدى المأذونين .

·  تم مناقشة الورقة المقدمة من السيد مقرر اللجنة بخصوص تشكيل الفرق اللازمة لانجاز مهام اللجنة وتم الاتفاق على تشكيل الفرق التالية :

أولاً : فريق النظم الآلية برئاسة ممثل قطاع تكنولوجيا المعلومات والإحصاء مدير إدارة الدعم الفني السيد / عبدالكريم بدر الياسين ويتكون من عدد (3) فرق عمل وهي كالتالي :

أ- فريق الاستبيانات الإحصاء بعضوية كل من :

ب- فريق تطوير النظم بعضوية كل من :

ج- فريق الشبكات والاتصال عن بعد بعضوية كل من :

ثانياً : فريق التطوير الإداري برئاسة السيد مدير إدارة التطوير الإداري والتدريب والتخطيط  ويتكون من عدد (2) فرق عمل وهي كالتالي :

ا – فريق تبسيط الإجراءات وتوثيقها بعضوية كل من :

ب- فريق تحسين الخدمة  بعضوية كل من :

ثالثاً : فريق الإعلام برئاسة السيد مدير إدارة مراكز خدمة المواطن وعضوية
كل من :

1- السيد / راشد الفهد مدير إدارة التنفيذ الجنائي والاتصالات الخارجية
نائباً للرئيس .

رابعاً : الفريق الفني والقانوني برئاسة السيد المستشار / محمد خيري وعضوية مقرر اللجنة .

خامساً : فريق المتابعة الإدارية برئاسة نائب الرئيس السيد الوكيل المساعد
لشئون المحاكم وعضوية كل من مقرر اللجنة وطباع اللجنة / وائل ثروت
حسين عبدالمجيد .

توجيهات اللجنة :

تم توجيه الطلبات خلال اجتماع اللجنة إلى كل من :

1- فريق المتابعة الإدارية :

-  إعداد كتب من اللجنة إلى قطاعات الوزارة وإداراتها لإعلامها بعمل اللجنة وزيارة فرق العمل بها على الإدارات وذلك لتسهيل أعمال الفرق .

2- فريق نظم المعلومات :

-  مباشرة الفريق لعمل الاستبيانات والمسح الإحصائي للخدمات المقدمة من إدارات الوزارة وإجراءات العمل المطبقة بها مع مراعاة العمل حسب الأولويات التي اتفق عليها كالتالي :

* أولوية 1 : الإدارة العامة للتنفيذ ، إدارات قلم كتاب المحاكم ، إدارة التوثيقات الشرعية ، إدارة التوثيق .

* أولوية 2 : بقية الإدارات الواردة في كشف إدارة التطوير الإداري .

* أولوية 3 : بقية إدارات الوزارة على ضوء نتائج البحث الإحصائي المقر من قبل اللجنة .

-  تحليل نتائج الاستبيان وتقديم تصور بترتيب أولويات الخدمات المقترح البدء بها على ضوء نتائج التحليل الإحصائي وعرضه على اللجنة الرئيسية  في اجتماعها المقبل لمباشرة تحديد أولويات العمل .

3- فريق التطوير الإداري :

-  المباشرة في تنفيذ توصيات اللجنة السابقة لتبسيط إجراءات إدارتي التسجيل العقاري والتوثيق .

-  مباشرة أعمال تحسين مستوى الخدمة في إدارات الوزارة وذلك بالمرور على الإدارات المختلفة وتقيم وضع مستوى الخدمة وتقديم تقريرا بذلك إلى اللجنة الرئيسية في الاجتماع القادم .

4- فريق الإعلام :

 بالتنسيق مع إدارة الإعلام والعلاقات العامة يتم القيام بالتالي :

-        التعريف إعلامياً بالخدمات التي تقدمها الوزارة

-        إبراز نشاطات اللجنة وانجازاتها إعلامياً .

-   تقييم فاعلية وكفاية التوعية الإعلامية المعمول بها حالياً لكل إدارة من إدارات الوزارة والتأكد من تحقيقها لأهدافها المرجو منها وهي زيادة توعية المواطن وتسهيل عملية انجازه لأعماله ومعاملاته ومراجعاته داخل الوزارة .

الخــــاتـمـة :

  وقد انتهى الاجتماع وأقفل المحضر في تمام الساعة 10 صباحا .

وسوف يكون يوم الخميس الموافق 20/3/2008م. في تمام الساعة العاشرة صباحاً موعداً للاجتماع القادم بمقر غرفة الاجتماعات الملحقة بمكتب السيد / وكيـل الـوزارة - بمجمع الوزارات.

وتوقيــــع من الحضـــور :