محضر الاجتماع رقم ( 1 )

التاريخ : يوم الخميس الموافق 17/1/2008م.

الساعة : العاشرة صباحا.

المكان : غرفة الاجتماعات الملحقة بمكتب السيد وكيل الوزارة.

الحضـور:

وقـائـع الاجتمـاع :

·  افتتح رئيس اللجنة السيد المستشار وكيل الوزارة  الاجتماع مرحباً بالحضور وموجها الأنظار إلى أهمية دور تبسيط الإجراءات لتسهيل معاملات المراجعين وأهمية دور تقديم الأفكار وضخ الدماء الجديدة لتطوير العمل في الوزارة ودعم السلطة القضائية  لمواجهة التعقيدات التي  واكبت إجراءات العمل وروتين المعاملات، وبين أهمية دراسة الآليات المختلفة المتاحة لتسهيل إجراءات العمل وأشار إلى ضرورة العمل حسب الأولويات التي لها صلة مباشرة بالجمهور لتسهيل معاملاتهم وتوفير الخدمة لهم في ضل أفضل ظروف يمكن إتاحتها لذلك . 

·  تكلم بعد ذلك نائب رئيس اللجنة السيد الوكيل المساعد لشئون المحاكم منوها عن دور اللجنة في استكمال مسيرة ما سبق من جهود للوزارة في مجال تبسيط الإجراءات، وأكد على أهمية وضوح آلية عمل اللجنة والاتفاق على خطة عمل اللجنة قبل الشروع في تنفيذ المهام، وذلك لتحديد الإطار العام لعمل اللجنة حتى لا تتداخل الأنشطة في مجال عمل اللجنة بما لا يمكن انجازه لاحقاً. كما وضح إمكانية عمل اللجنة بدون معارضة القوانين والتشريعات. وطلب من كل من ممثل قطاع التكنولوجيا السيد / مدير إدارة الدعم الفني والسيد مدير إدارة التطوير الإداري تقديم تصورهم لخطة العمل اللازمة لتنفيذ مهام اللجنة بحكم كونهم الإدارات المتخصصة في هذا المجال .كما أشار إلى انه قد تم التوزيع على الحضور مقترح لآلية عمل اللجنة وذلك للاطلاع والاسترشاد وإبداء الملاحظات على ذلك .

·  ثم تكلم بعد ذلك السيد مقرر اللجنة منوها أن أعمال تبسيط الإجراءات وتطوير الخدمات لا يمكن تنفيذها خارج إطاري الأنظمة الآلية والتطوير الإداري وان مصداقيتها تكمن في القضاء على العمل اليدوي وميكنة العمل في إدارات الوزارة ومرافقها، وبأنه يمكن للجنة البدء من حيث انتهت إليه أعمال لجنة ضبط الجودة  السابقة في هذا المجال مع إعطاء الأولوية لتبسيط وتطوير الإجراءات المرتبطة بأعمال الخدمات التي تقدمها الوزارة للجمهور.

·  ثم عقب السيد ممثل قطاع تكنولوجيا المعلومات والإحصاء مدير الدعم الفني بأن ضم  الأعمال السابقة إلى محاور عمل اللجنة هي عملية جيدة وأنه قد تكون طبيعة بعض الإجراءات لا تتطلب أعمال بالنظم يقدر ما تتطلب من تغيير شكل أو آلية الإجراء أو الخدمة، كما أفاد الحضور بضرورة ارتباط الأنظمة التي تقتضيها انجاز المعاملات مع بعض وذلك لتقليل حركة المراجع إلى الحد الأدنى وبين أن نظام وزارة العدل مرتبط بنظام وزارة الداخلية.

·  السيد المستشار محمد خيري أكد على ضرورة انضباط الشكل القانوني للإجراء كما أشار إلى ضرورة الاستفادة من الجهود السابقة التي بذلت في مجال تبسيط الإجراءات مع إدارة التطوير الإداري في اللجان السابقة وإدراجها ضمن إعمال اللجنة وشدد على ضرورة الاهتمام بمعاملات التسجيل العقاري والتوثيق كما طلب شرح و استيضاح لإلية عمل النظم الآلية وكيفية تطويرها لإجراءات العمل كما أوضح انه لا يجب التصدي إلى موضوع تبسيط الإجراءات كما جاء في مذكرة التبسيط وإنما يجب الرجوع إلى أهل الاختصاص من الإدارات المعنية بالسؤال المباشر لتلمس نقاط الخلل التي يجب التركيز عليها عند المعالجة .

·  أما السيد مدير إدارة الخبراء فقد أثار الانتباه إلى انه حيث أن محاور عمل اللجنة تنحصر في تبسيط الإجراءات وتطوير الخدمات والتوعية الإعلامية فانه يجب الاستفادة من الكتب السابقة والمراسلات التي تمت بهذا الخصوص بين إدارة التطوير الإداري وباقي إدارات الوزارة وأن تكون هي مادة البحث في عمل اللجنة .

كما تساءل السيد مدير إدارة الخبراء أيضاً عما إذا كان عمل اللجنة محصورا وفق التشريعات القائمة فقط أم يتم اقتراح العمل بتشريعات جديدة حسب ما تقتضيه مصلحة سير العمل وضرب مثلاً على ذلك قضايا إثبات الحالة التي ترد على إدارة الخبراء وإمكانية اختصار خطوات أجراءتها من خلال إيجاد بدائل تحت مسئولية بلدية الكويت ، وقد أوضح السيد المستشار / محمد خيري الفرق بين الإجراءات التي تتم في إدارة الخبراء وما هو حاصل في البلدية . ثم استفسر مدير الخبرة عما إذا كان بالإمكان تنفيذ التعديلات التي تراها اللجنة


آنيا أم تؤجل التقارير والتوصيات إلى نهاية عمل اللجنة. وقد أجاب السيد المستشار رئيس اللجنة على ذلك موضحا انه حسب ما هو موضح من قرار مهام اللجنة أن لا يتعارض عمل اللجنة مع القوانين والتشريعات القائمة وان هناك جهات أخرى بالوزارة تنظر في تطوير التشريعات والقوانين، هذا بالإضافة إلى انه يجب إن تقوم اللجنة بعرض ما تتوصل إليه على اللجنة للتخطيط وهذا لا يمنع من تنفيذ اللجنة ما تراه مناسبا من إجراءات مع إحاطة اللجنة العليا للتخطيط بالعلم بتقارير عن إعمالها أولا بأول.  

كما أوضح السيد مدير إدارة الخبراء انه قد تم الطلب من الإدارة دراسة الكتاب الإحصائي السنوي الصادر من الوزارة وأكد على أهمية تسهل الارتباط بالنظم الأخرى التي تقتضيها إجراء المعاملات كبند من بنود التبسيط وأكد على أهمية البدء في المعاملات التي تمس الجمهور مع استبيانهم عن مستوى خدمات الوزارة وأن يكون هناك وسيلة لقياس مستوى الخدمة مثل فترة انجازها.

·  ممثلة إدارتي التسجيل العقاري والتوثيق مديرة إدارة التسجيل العقاري السيدة / الهام الحسينان أفادت إن ديوان الخدمة المدنية يقوم حاليا بتبسيط بعض الإجراءات والمعاملات داخل قطاع التسجيل العقاري والتوثيق وأكدت على أهمية التحوط  من عدم تعارض إعمال الفريقين وبما لا يستدعى التداخل  مع إعمال ديوان الخدمة مستقبلا .  

·  ممثلة إدارة التطوير الإداري السيدة / هنادي عبدالله الخلف - ألقت الضوء على جهود اللجنة السابقة التي شكلت لتبسيط إجراءات إدارة التسجيل العقاري والتي تمت بالاشتراك مع المكتب الفني، وبينت عناصر التبسيط التي تولتها الدراسة بالبحث من دراسة اختصاصات وتوثيق إجراءات وعمل خرائط عمل، إلا إنها أشارت انه قد توقف عمل اللجنة ولم تستكمل إعمالها .

توجيهـات اللجـنـة :

تم توجيه طلبات خلال اجتماع اللجنة إلى كل من :

1- السيد / مـقـرر اللجنـة :

- بمتابعة ما ورد بالاجتماع من أعمال والتجهيز والدعوة للاجتماع القادم.

2- السيد / ممثل قطاع التكنولوجيا المعلومات والإحصاء مدير إدارة الدعم الفني:

- تقديم تصور مقترح لآلية عمل اللجنة لانجاز مهامها.

- عرض نموذج لكيفية تطوير الخدمة آليا.

- تقديم تقريرا عما انتهى إليه فريق مركز المعلومات في لجنة ضبط الجودة السابقة المختصة بتبسيط الإجراءات في المحاكم والتسجيل العقاري وآلية ضمها إلى أعمال اللجنة.

3- السيدة / مدير إدارة التطوير الإداري :

- تقديم تصور مقترح لآلية عمل اللجنة لانجاز مهامها .

- عرض الدراسات السابقة التي أجريت في إدارة التطوير بالتنسيق مع المكتب الفني بخصوص تبسيط الإجراءات في التسجيل العقاري .

- تقديم كشفا بالخدمات التي تقدمها الوزارة والتي تم حصرها سابقا بناء على الأسئلة البرلمانية المحالة إلى الإدارة، وكذلك ملاحظات ومقترحات إدارات الوزارة رداً على الكتاب الإحصائي السنوي لعام 2006/2007.

الخــــاتمـة :

  وقد انتهى الاجتماع وأقفل المحضر في تمام الساعة 11.30 صباحا .

وسوف يكون يوم الخميس الموافق 14/2/2008م. في تمام الساعة العاشرة صباحاً موعداً للاجتماع القادم بمقر غرفة الاجتماعات الملحقة بمكتب السيد / وكيـل الـوزارة - بمجمع الوزارات.

وتوقيــــع من الحضـــور :